Bedrijfsvoering

In 2020 hebben we het actieprogramma ‘Een mooie organisatie voor Nijmegen’ aangescherpt. Uiteraard staan de stad en haar inwoners hierbij centraal. Onze uitgangspunten zijn: naar één organisatie, naar een netwerkorganisatie en naar een wendbare organisatie. De aanscherping heeft twee redenen:

1. We willen een wendbare organisatie zijn. Dat betekent dat we het programma regelmatig herijken en nieuwe prioriteiten stellen. Waar staat de organisatie nu? Hoe is de omgeving om ons heen en wat heeft de stad nu het meeste nodig?
2. Door de coronacrisis zijn we gedwongen op afstand te werken. We hebben hierin veel flexibiliteit getoond. We merken ook dat onze systemen en werkwijzen wat minder wendbaar zijn dan verwacht. Dit vraagt om een verandering.

Daarnaast richten we ons nog meer op opgavegericht werken, beter prioriteren en aanpakken van uitdagingen met de juiste personen op de juiste klus. Waarbij we meer samenwerken tussen verschillende vakgebieden zodat we vanuit meerdere gezichtspunten aan vraagstukken werken. Vanuit leiderschap tonen we daadkracht en snelheid. Ook wordt prioriteit gegeven aan het verder digitaliseren van ondersteunende processen.

Naast de aanscherping van het actieprogramma, hebben we uitvoering gegeven aan de volgende acties:

• De visie op gemeentebrede dienstverlening is klaar voor uitvoering;
• Er zijn grote stappen gezet in het samenwerken met de stad (participatief werken);
• De organisatievisie is verankerd in het personeelsbeleid;
• Er is een leiderschapsprogramma voor alle managers en een professionaliseringsprogramma voor managementassistenten;
• De nieuwe sturings- en inrichtingsprincipes zijn vastgesteld door het GMT;
• Er is een dashboard ontwikkeld voor gemeente brede managementinformatie;
• De werkwijze 0-begroting en de prestatiedialoog zijn ingevoerd;
• Inzet van innovatieve werkwijzen is gestroomlijnd in het netwerkteam Ontwikkelkracht;
• Inspiratie en het gesprek zijn op gang gebracht met ‘De maand van…’ en ‘Gesprekken die werken’.

Personeel

We startten met ‘gesprekken die werken’
Om bij te dragen aan de wendbaarheid van onze organisatie en om diversiteit en talenten van medewerkers optimaal te benutten, is in 2020 gewerkt aan de doorontwikkeling van de gesprekscyclus. Dit zijn de momenten waarop leidinggevenden met medewerkers praten over hun ontwikkeling. Er is een nieuwe aanpak gemaakt met de titel ‘gesprekken die werken’. Hierin staat het talent en de ontwikkeling van medewerkers centraal en wordt gekeken hoe talenten het beste ingezet kunnen worden. Ook is er aandacht voor de inhoud van het werk en ieders eigen bijdrage aan het realiseren van de opgaven voor de stad. Eind 2020 is een pilot gestart met vijf teams die deze nieuwe aanpak uitproberen.

We werkten aan leiderschapsontwikkeling
Op managementniveau streven we naar eenheid in sturing. Om dit te bereiken hebben alle leidinggevenden in 2020 deelgenomen aan het leiderschapstraject. Dit traject geeft alle managers de kans om elkaar te ontmoeten, te verbinden en van elkaar te leren. Het biedt managers de ruimte om hun leiderschapsgedrag te onderzoeken, hun eigen ontwikkelvraag te verkennen en nieuw leiderschapsgedrag te oefenen.

Door de coronacrisis konden in 2020 veel grote bijeenkomsten niet doorgaan. Er is daarom extra ingezet op (online) intervisie- en buddygesprekken in kleine groepen. Ook is er een passend programma gemaakt om leidinggevenden te ondersteunen. Binnen dit programma is extra aandacht voor leidinggeven op afstand en voor het voeren van online gesprekken met medewerkers.

We zorgden voor professionelere werving en selectie
Om meer expertise toe te voegen en voorbereid te zijn op de arbeidsmarkt van de toekomst, heeft P&O sinds eind 2019 specialisten werving en selectie. In 2020 hebben zij het externe wervingsproces geoptimaliseerd en een kwaliteitsslag gemaakt ten aanzien van de externe arbeidsmarktcommunicatie. Dit heeft er onder meer voor gezorgd dat:

• Leidinggevenden beter ondersteund worden bij externe werving. Daarnaast is er meer eenduidigheid en standaardisatie in de externe vacatures en de manier van werven en selecteren;
• Onze vacatures nu ook te vinden op onze gemeentelijke website. Een logische plek waar veel naar gezocht werd;
• Er een efficiëntieslag heeft plaatsgevonden door de overgang naar een ander werving en selectiesysteem die een betere koppeling heeft met onze andere personeelssystemen;
• Er is samengewerkt en kennis gedeeld in de regio middels deelname aan verschillende netwerken.

We maakten nieuwe sturings- en inrichtingsprincipes

De huidige organisatieprincipes en regeling zijn verouderd. Door de hoofdstructuur opnieuw vast te leggen creëren we een duidelijke basis. Daarom hebben we nieuwe sturings- en inrichtingsprincipes, een nieuwe organisatieregeling en een nieuw organogram gemaakt. Hierdoor zijn we wendbaarder op zowel de inrichting als de vorm van het werk. Het Gemeentelijk Managementteam heeft de sturings- en inrichtingsprincipes, de organisatieregeling en het organogram in 2020 vastgesteld. Na advies van de OR wordt de organisatieregeling in 2021 ter vaststelling voorgelegd aan het college.

Informatie

We maakten nieuw digitaal informatiebeleid
In 2020 hebben we gewerkt aan de actualisatie van het digitale informatiebeleid 2021-2025 dat aansluit op de visie op dienstverlening en de organisatie ontwikkeling. Deze visie wordt in 2021 door ons college vastgesteld. De uitgangspunten worden vertaald naar alle afdelingen en projecten via ons gemeentelijk managementteam.

We hebben de keuze gemaakt voor Office365
We hebben in 2020, samen met landelijke partners, uitvoerig onderzoek gedaan om open source programma’s in te zetten voor kantoorautomatisering in plaats van de Microsoft Office producten. Eind 2020 concluderen we dat dit niet mogelijk is en hebben we ervoor gekozen om in te zetten op MS365. Hiermee wordt plaats en tijd onafhankelijk samenwerken beter ondersteund. In 2021 volgt een geleidelijke en stapsgewijze invoering en werken we landelijk uit hoe we dit informatieveilig, privacyproof en archiefwaardig binnen MS365 realiseren.

We startten met de aanschaf van software voor de Omgevingswet
We lopen op schema volgens de routeplanner van de VNG, als het gaat om de aanschaf van benodigde software voor het project van de Omgevingswet. We zijn in 2020 begonnen met de eerste implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Er is nieuwe software beschikbaar voor het opstellen van het Omgevingsplan en de Omgevingsvisie. Voor vergunningen, toezicht en handhaving (VTH) wordt bestaande software (samen met de ODRN) geschikt gemaakt voor de aansluiting aan het DSO. Dit project is in 2020 voorbereid en wordt in 2021 ingevoerd. Ook is er een start gemaakt met de ombouw van regels in de bestemmingsplannen naar de nieuwe opzet van de regels in het Omgevingsplan, zodat deze te verwerken is in het DSO.

We werkten aan het manifest Open en Weerbaar
We hebben landelijk vooruitgang geboekt op de realisatie van een nationaal sensorenregister. Hierin zijn alle gemeentelijke sensoren, die bijvoorbeeld geluid, licht of vervoersbewegingen meten en in de openbare ruimte hangen, in opgenomen. Daarnaast ontwikkelen we de identificatietool IRMA die we met andere steden gebruiken en hebben we een informatiebrief aan de gemeenteraad voorbereid die toelichting geeft op de voortgang van ons programma Open en Weerbaar.

Facilitaire zaken

We verhuurden panden en ruimtes conform het strategisch huisvestingsplan
Door de uitvoering van het strategisch huisvestingsplan is de gemeentelijke organisatie nu ondergebracht in twee dienstgebouwen. Het vrijgekomen complex Elckerlyc is begin 2020 in beheer overgedragen aan het bureau Vastgoed van de afdeling VSA. Het pand is gedeeltelijk verhuurd aan de ODRN.

De verhuur van ruimtes in het gebouw Nieuwe Dukenburgseweg 21a wordt gedaan door Facilitaire Zaken omdat dit onderdeel uitmaakt van ons gastheerschap. Hier hebben in 2020 geen mutaties plaatsgevonden.

We richtten vergaderruimtes in voor gebruik mobiele devices
In 2020 zijn er nog meer mobiele devices uitgegeven. Om dit gebruik goed te faciliteren zijn in alle vergaderruimtes extra voorzieningen aangebracht, zoals stroompunten en grote beeldschermen voor presentaties. Daarnaast kunnen ondersteunende audiomiddelen geleend worden.

We gaven uitvoering aan facilitair beleid
In 2020 is de motie 'Carnivoor? Geef het door!' aangenomen. Dit leidde ertoe dat we bij alle gemeentelijke bijeenkomsten, recepties, borrels, (vergader)lunches en (vergader)diners de standaard gewijzigd hebben naar vegetarisch. Deze wijziging nemen we ook mee in de nieuwe aanbesteding die op zijn vroegst in 2023 plaatsvindt.

Corona heeft vanaf maart 2020 onze agenda bepaald. Het facilitaire beleid heeft zich er op gericht om medewerkers van Gemeente Nijmegen een veilige en gezonde werkplek te bieden. Hierbij volgen we de richtlijnen van het RIVM. De werkomgeving is zo ingericht dat collega’s die noodzakelijkerwijs op het werk zijn coronaproof kunnen werken. Er zijn voldoende beschermende middelen aanwezig en werkplekken waar direct contact met inwoners plaatsvindt zijn voorzien van kuchschermen. Daarnaast hebben we het thuiswerken gefaciliteerd door het verstrekken van bruikleenmiddelen zoals bureaustoelen, laptopstandaards, beeldschermen, toetsenborden en muizen.

De bovenstaande ontwikkelingen liet ons nadenken over een toekomstige werkomgeving. Een omgeving die (nog) beter past bij onze ambitie om een wendbare netwerkorganisatie te worden die opgavegericht werkt. De opkomst van video vergaderen heeft geleid tot een project en de eerste resultaten waarin we de mogelijkheden verbeteren en kansen onderzoeken van:

• Hybride vergaderen (deels thuis/deels op kantoor);
• Online participatie;
• Online dienstverlening;
• Ondersteuning bij webinars.

We werden een rookvrije organisatie
Gemeente Nijmegen wil de vitaliteit en gezondheid van haar medewerkers vergroten. Daarom zijn per 2020 onze dienstgebouwen en wijkcentra rookvrij. We bieden al onze medewerkers en bezoekers daarmee een gezonde, rookvrije (werk)omgeving. Met deze interventies sluiten we aan bij de Alliantie Nederland Rookvrij en het Nationaal Preventieakkoord waarin staat dat alle overheidsgebouwen in 2021 rookvrij zijn. Dit past ook binnen ons intern vitaliteitsbeleid én we geven het goede voorbeeld in de stad.

Juridische zaken

Op het terrein van rechtsbescherming heeft de afdeling Juridische Zaken in 2020 uitvoering gegeven aan de afhandeling van bezwaren, klachten en beroepszaken. Als gevolg van de coronamaatregelen moesten we voor het horen van belanghebbenden gebruik maken van telefoon en videobellen. In 2020 handelden we 961 bezwaren en 225 klachten af. Van de bezwaren werd iets meer dan 25% informeel afgehandeld en 14% gegrond verklaard. Bij de klachten konden we 95% op informele wijze afdoen. We handelden 79% van de bezwaarschriften en 98% van de klachten af binnen de wettelijke termijn.

Net als in 2019 ging veel capaciteit naar het thema omzettingsvergunningen voor kamerverhuur. We hebben in dit dossier 29 keer een hoger beroep bij de Raad van State ingesteld. Daarnaast hebben we een bijdrage geleverd aan de juridische advisering binnen de crisisorganisatie van de veiligheidsregio en het gemeentelijk actiecentrum corona. We hebben ernaar gestreefd op tijd aan tafel te komen bij beleidsmatige advisering van gemeentelijke afdelingen en bestuur. Andere belangrijke thema’s waren:

• Het voeren van de regie op de inzet van de huisadvocaat;
• De coördinatie van de afhandeling van WOB-verzoeken;
• De coördinatie van inzageverzoeken in verband met de AVG;
• De toets op de juridische kwaliteit van alle college- en raadsvoorstellen.
•  

Dienstverlening
We willen de gemeentelijke dienstverlening verbeteren. Hierbij staat de inwoner en de leefwereld centraal. We betrekken daarom Nijmegenaren bij het vormgeven van onze dienstverlening. Deze moet namelijk toegankelijk en veilig zijn voor iedereen.

In 2020 was 83% van de Nijmegenaren positief tot zeer positief over onze dienstverlening. De gemeentelijke website werd 1,4 miljoen keer bezocht. Er werd 212.094 keer met een vraag naar het gemeentelijk nummer 14 024 gebeld. Onze inwoners gaven een ruime 8 voor onze dienstverlening aan de balie en een 7.5 voor onze telefonische dienstverlening. Deze tevredenheid over de daadwerkelijke klantcontacten meten we doorlopend.

Stadscontrol

Stadscontrol heeft in 2020 haar activiteiten gericht op het helpen van de organisatie in het presteren, het leren en het verbeteren. Dit hebben we gedaan door bij te dragen aan en te reflecteren op het:

• Behalen van de gemeentelijke doelstellingen;
• Naleven van regels en afspraken;
• Vergroten van beschikbaarheid van betrouwbare informatie;
• Optimaliseren van gebruik van onze beschikbare middelen;
• Beschermen van onze activa, waaronder gevoelige informatie;
• voorkomen van fraude.

We hebben de leercyclus binnen de organisatie versterkt
De leercyclus is versterkt door verrichten van onderzoek en evaluaties. Zo hebben we een evaluatie uitgevoerd naar de cybercrisis rondom ons digitale werkomgeving ‘Citrix’ en het gemeentelijk ‘actiecentrum corona’. Hierbij keken we naar onderdelen als samenwerking, cultuur en informatiestromen binnen de interne organisatie en betrekken we ook de impact van externe factoren. Verder zijn we begonnen om onze zogenaamde waakvlam functie verder vorm te geven. Hierbij staat de vraag ‘komen we als organisatie terug op geleerde punten uit het verleden en komen we voorgenomen acties ook na?’ centraal.

We hebben de slagkracht van gemeentelijke onderdelen vergroot
De slagkracht is verhoogt door gericht adviseren, constateren of corrigeren, door het (ongevraagd) doen van voorstellen. Zo zijn we dit jaar begonnen met beschouwing op de producten van de P&C cyclus vanuit een onafhankelijk perspectief. Daarnaast hebben we ingezet op het verbetertraject rondom de Voortgang Grote Projecten (VGP) wat heeft geleid tot sterkere sturing en toegankelijkheid.

De weerbaarheid van de organisatie is toegenomen
We hebben weerbaarheid vergroot door ondersteuning op organisatiebeheersing en werkprocessen. Onze kernactiviteit hierbij was om samen met de organisatie doelenbomen per raadsprogramma te ontwikkelen. Met als doel de relatie aan te geven tussen ambities, doelen en activiteiten en dit te koppelen aan middelen (geld). Ook hebben we de prestatiedialoog – een gespreksmiddel tussen directie en het management – geëvalueerd. Dit zodat we met elkaar nog effectiever inzicht krijgen in wat er in de organisatie en stad speelt, wat de samenhang is en hoe het management hier nog gerichter op kan sturen. Dit wordt komend jaar verder uitgewerkt.

Er zijn stappen gezet in thema’s als vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie
I-bewustzijn is een belangrijk thema. Rondom informatie veiligheid hebben we verder borging via systemen en processen georganiseerd. Daarnaast is de rol van Functionaris Gegevensbescherming geprofessionaliseerd. Deze ziet er op toe dat we zorgvuldig blijven omgaan met informatie van onze inwoners en bedrijven. De rollen zijn beschreven, standaarden zijn ontwikkeld en er is een jaarverslag opgesteld.

We zijn fraude tegengegaan
Rondom het thema ‘goed openbaar bestuur’ hebben we aandacht gehad voor het bestrijden van fraude en zijn we gestart met een gemeentebrede risicoanalyse. Ook zijn we in vraagstukken rondom (vermeende) fraude alert op het scheiden van functies, heldere rollen en integriteit. Deze thema’s agenderen we proactief bij het management en de verschillende afdelingen.

Fiscaal beleidskader

Het horizontaal toezicht is doorontwikkeld

De gemeente Nijmegen heeft sinds 2013 een individueel convenant (IHT) met de Belastingdienst. Deze is geldig tot 31 december 2022. Op basis van deze overeenkomst is het mogelijk om Nijmeegse fiscale vraagstukken met de Belastingdienst af te stemmen. Dit noemen we horizontaal toezicht. Boetes, naheffingen en fiscale risico’s van organisatieontwikkelingen worden hierdoor zo veel mogelijk voorkomen. Zo lopen er verschillende onderzoeken binnen de gemeente Nijmegen rondom de huidige fiscale processen (omzetbelasting, vennootschapsbelasting en loonheffingen) om onze fiscale huishouding duurzaam en toekomstbestendig te behouden.

Als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen is het horizontale toezicht aan het door ontwikkelen. We zitten daarom in een overgangsperiode. Hierin verduidelijkt de Belastingdienst wat van ondernemingen wordt verwacht op het gebied van fiscale strategie en beheersingsmaatregelen. De nadruk komt op zelfbeoordeling  en de jaarlijkse fiscale risicoanalyse met de bijbehorende beheersingsmaatregelen te liggen.

Er vindt een correctie plaatst op de gedeclareerde btw op afvalinzameling
Het inzamelen van afval is een overheidstaak. Zo zorgt de gemeente voor het gescheiden inzamelen van huishoudelijke afvalstoffen. Naar aanleiding van het in 2020 genomen besluit ‘gescheiden inzameling huishoudelijk afval’ heeft een correctie plaatsgevonden tussen de btw compensatiefonds en de btw-aangifte in verband met de declaratie over de jaren 2015 tot en met 2019.

Btw-kosten die voortvloeien uit participatietrajecten zijn te verreken via het compensatiefonds

Op 10 juli 2020 heeft de Hoge Raad de uitspraak gedaan dat de btw op alle re-integratiekosten, die voortvloeien uit de Participatiewet, te verrekenen is via het compensatiefonds van de btw. In het kader van de Participatiewet hebben we in 2015 re-integratietrajecten aan inwoners aangeboden. In 2016 is de uitvoering van deze trajecten overgedragen aan de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR). De MGR heeft naar aanleiding van de uitspraak van de Hoge Raad besloten om voor 2018 en 2019 een aanvullend btw-bedrag door te schuiven aan de deelnemende gemeenten. Op dit moment ligt het verzoek bij de Belastingdienst om in te stemmen met compensatie van de, als kosten geboekte, btw.  

Belastingvoordeel woon-werkverkeer is aangepast door coronamaatregelen
Medewerkers mogen jaarlijks brutoloon uitruilen voor nettoloon ter grootte van de niet-vergoede kosten voor de afgelegde kilometers woon-werkverkeer. Dit is een landelijke regeling van de Belastingdienst. Door corona is het reispatroon van veel medewerkers gewijzigd. Veel collega’s hebben thuisgewerkt, waardoor er niet is voldaan aan het minimaal van de wet/regelgeving van woon-werkverkeer. De gemeente Nijmegen heeft in afstemming met de Belastingdienst de maximale fiscale uitruil aangepaste en verwerkt in de salarisadministratie van eind 2020.

We hebben bezwaar gemaakt tegen de vennootschapsbelasting-aanslagen
We hebben in december 2020 bezwaar ingediend tegen de vennootschapsbelasting-aanslagen van 2016, 2017 en 2018. We verschillen van standpunt met de Belastingdienst. Wij, samen met andere gemeenten, zijn van mening dat hier sprake is van normaal vermogensbeheer en niet het drijven van een onderneming. We zijn zodoende niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting.